8 октября 2018 года в администрации Стародубского района состоялось заседание коллегии. Одной из рассмотренных тем стало состояние архивного дела на территории района. С докладом по данному вопросу выступила заведующая муниципальным архивом Любовь Прошина. Она рассказала, что работа  архива  состоит  из  четырех  основных направлений: организация  хранения,  комплектование, учет  и использование документов.

- На  сегодняшний день  на хранении  в Стародубском муниципальном архиве  находится: управленческой  документации (161 фонд объёмом 25279  дел), по личному  составу (241  фонд объёмом  15718 дел), 1 фонд  личного происхождения и 1 фонд фотодокументов, - сообщила Любовь Васильевна. - Документы, принятые  на хранение, сосредоточены  в шести архивохранилищах, расположенных  на цокольном  этаже здания.

Архив постоянно пополняется новыми документами. В списке источников комплектования – 62 организации, в деятельности  которых образуются документы, подлежащие передаче в архив после истечения срока их ведомственного хранения. Все организации источники-комплектования     предоставляют в архив описи документов  постоянного хранения и по личному  составу.  Архивные  документы  учитываются  по фондам, внутри фонда  по описям дел, внутри  описи  дел – по единицам  хранения. В архиве имеются  реестры  описей дел постоянного хранения по личному  составу.

Ведется работа по формированию  базы данных  «Архивный  фонд». В  программу введена  информация по всем фондам, продолжается работа в четвертой версии базы данных «Архивный  фонд» на уровне  «дело».

- Кроме управленческой  документации на хранении в архиве  находятся  документы  по личному  составу ликвидированных предприятий  города и района. В этом году поступили на хранение  документы совхоза  «Стародубский» за 1961-2018 годы в количестве 400 дел, - рассказала заведующая архивом. - Документы архива востребованы и постоянно используются. Ежедневно  поступают запросы от  граждан, учреждений Пенсионного фонда и других организаций. Тематика запросов: о подтверждении трудового стажа, о размерах заработной платы, о получении имущественных  прав, образовании, опекунстве, наследственных делах, награждении и др.

В среднем за последние 5 лет в год исполняется около  1500 запросов. Хотя цифра на первый взгляд  кажется  не очень  большой, она скрывает за собой огромный труд, т.к.  документы  хранятся на бумажных  носителях, поиск осуществляется путем полистного просмотра. Сотни  страниц трудно читаемых документов перелистываются для того, чтобы получить необходимую  информацию.

-  К каждому запросу, независимо от того, касается он определенного события или же эпизода  человеческой жизни мы относимся  ответственно и внимательно, понимая, какую роль он может сыграть в судьбе человека, - сообщила Любовь Прошина. - Сотрудниками  архива  постоянно оказывается методическая помощь  организациям  и учреждениям по вопросам архивного делопроизводства, составления исторических справок, номенклатур, описей дел. Планирование работы производится с учетом реальных возможностей: большая  часть рабочего времени планируется на наведение справок тематического и социально-правового характера, число которых с каждым годом возрастает.

Татьяна Александровна поблагодарила Любовь Васильевну за проделанную работу, после чего глава района Владимир Ковалев вручил заведующей архивом Благодарственное письмо Брянской Областной Думы за честный и добросовестный труд.

В процессе работы коллегии были рассмотрены и другие вопросы. По каждому из них даны соответствующие указания.